W obrocie gospodarczym często występuje konieczność zawarcia przez spółkę z członkiem jej zarządu różnego rodzaju umów. Nawiązanie stosunku pracy, zawarcie umowy zlecenia, kontraktu menadżerskiego lub innych umów cywilnoprawnych może w praktyce rodzić problemy dotyczące chociażby tego kto powinien w tym przypadku reprezentować spółkę lub czy istnieją jakieś dodatkowe obostrzenia dla dokonania takiej czynności prawnej. W niniejszym artykule zostanie wskazane co należy zrobić, aby spółka mogła zawrzeć ważną umowę z członkiem zarządu.
Zasady reprezentacji spółki w trakcie zawierania umowy z członkiem zarządu
Zgodnie z art. 210 § 1 KSH oraz art. 379 § 1 KSH odpowiednio dotyczącymi spółki z o.o. i akcyjnej w umowie między spółką a członkiem zarządu, spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników lub akcjonariuszy. Przepisy te mają charakter bezwzględnie wiążący w związku z czym reprezentowanie spółki podczas zawierania takiej umowy przez członka zarządu lub każdą inną osobę chociażby pełnomocnika powołanego do tej czynności przez zarząd będzie powodowało jej bezwzględną nieważność na podstawie art. 58 KC jako niezgodnej z prawem. Należy zaznaczyć, że przepisy nie wprowadzają żadnego ograniczenia dla umów i sporów, w których członek zarządu występować ma po obu stronach. Należy więc odrzucić koncepcję, że w przypadku gdy zawiera on umowę nie związaną ze sprawowaną funkcją członka zarządu to wymogu reprezentowania spółki przez radę nadzorczą lub powołanego pełnomocnika nie trzeba przestrzegać. Byłoby to sprzeczne z ideą nie zawierania umów z samym sobą, gdyż członek zarządu działając jako organ reprezentujący spółkę zawierałby umowę z własna osobą.
Rada Nadzorcza będzie uprawniona do reprezentowania spółki tylko w takim przypadku gdy walne zgromadzenie wspólników albo akcjonariuszy na mocy uchwały nie ustanowi specjalnego pełnomocnika. Nie ma jednak przeszkód, aby walne zgromadzenie ustanowiło dla określonej czynności większej liczby pełnomocników, zobowiązując ich do wspólnego składania oświadczenia woli za spółkę. Problematyczne jest w jaki sposób składać oświadczenia woli za spółkę powinna rada nadzorczą. W doktrynie nie ma zgodności poglądów co do tego, czy powinna to być reprezentacja spółki przez wszystkich członków rady nadzorczej, czy też, wystarczy podpis przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego łącznie z innymi członkami rady, zazwyczaj wyznaczonymi przez radę nadzorczą. Z uwagi na te rozbieżności celowe wydaje się określenie zasad wykonywania tej kompetencji rady w statucie, tak aby wykluczyć ewentualne spory mogące wyniknąć na tym tle.
Warto zaznaczyć, że zgodnie z art. 210 § 2 KSH oraz art. 379 § 2 KSH przedstawionych powyżej zasad reprezentacji nie stosuję się w przypadku gdy wszystkie udziały spółki przysługują jedynemu wspólnikowi albo jedynemu wspólnikowi i spółce, a ten jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu spółki z o.o. (w przypadku spółki akcyjnej dotyczy to sytuacji gdy jedynym członkiem zarządu jest osoba posiadająca wszystkie akcje lub gdy wszystkie akcje posiada ta osoba i spółka). W takim przypadku czynność prawna między członkiem zarządu a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego
Dodatkowe obostrzenia związane z zawieraniem umów spółki z członkiem zarządu
Oprócz wskazanych powyżej zasad reprezentacji dodatkowo przepisy prawa mogą przewidywać konieczność spełnienia dodatkowych przesłanek, aby skutecznie zawrzeć umowę między spółką a członkiem zarządu. Przykładem takiego przepisu jest art. 15 KSH, który dla zawarcia przez spółkę kapitałową umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu wymaga uzyskania zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia. Przepis ten wymienia precyzyjnie kilka umów, które są objęte jego dyspozycją jednak pozostawia lukę poprzez sformułowanie „lub innej podobnej umowy”, co może sprawiać problemy przy ich definiowaniu. W doktrynie wskazuje się, że w tym przypadku możemy mówić o takich umowach jak: dyskonto, redyskonto weksli, gwarancję bankową, wykonanie czynności związanych ze sprzedażą i wykupem obligacji, emisję papierów wartościowych, przechowanie przedmiotów i papierów wartościowych. Problematykę tą porusza również orzecznictwo sądowe w Uchwale z dnia 22 października 2010 r. Sąd Najwyższy - Izba Cywilna (III CZP 69/2010) stwierdza, że: „Umowa sprzedaży prawa użytkowania wieczystego gruntu i własności wzniesionych na nim budynków zawartą między spółką kapitałową i jej prokurentem jako kupującym, w której znacznie zaniżono cenę sprzedaży, jest inną podobną umową w rozumieniu art. 15 § 1 k.s.h.”, a także w Wyroku z dnia 5 lutego 2009 r. (I CSK 297/2008), w którym uznał, iż „Przez poręczenie, o którym mowa w art. 15 § 1 ksh należy rozumieć także poręczenie wekslowe”.
Brak zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia zgodnie z art. 17. § 1. KSH powoduję, że dokonana czynność prawna jest nieważna. Zgoda ta może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia przez spółkę albo po jego złożeniu, nie później jednak niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę. Potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności prawnej.
Marcin Kamiński
Kancelaria Prawna ARKANA