Dnia 13 października 2022 roku weszła w życie Ustawa o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw z dnia 9 lutego 2022 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 807). Wprowadziła ona szereg zmian dotyczących funkcjonowania Rady Nadzorczej w spółce z o.o.

A oto zagadnienia, które uległy zmianie:

 1.     Obowiązek staranności, lojalności oraz poufności – art. 214[1] ksh

Nowelizacja wpisała do Kodeksu spółek handlowych zasady, zgodnie z którymi członek rady nadzorczej powinien:
- dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności,
- dochować lojalności wobec spółki,
- nie ujawniać tajemnic spółki, także po wygaśnięciu mandatu.

 2.     Sposób obliczana kadencji – art. 218 § 2 k.s.h.

Nowelizacja określiła iż kadencję członków, w przypadku braku odmiennych postanowień umowy spółki, oblicza się w pełnych latach obrotowych. W praktyce oznacza to że członek zarządu powołany na jeden rok (liczony jako pełny rok obrotowy), będzie sprawował swoją funkcję przez okres dwóch lat.

3.     Sprawozdanie rady nadzorczej – art. 219 § 3 k.s.h.

Nowelizacja wprowadziła obowiązek sporządzania przez rade nadzorczą oraz składania zgromadzeniu wspólników pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy.

4.     Prawo do informacji, dokumentów i wyjaśnień – art. 219 § 4, 4[1], 4[2] k.s.h.

 Nowelizacja:
- Rozszerzyła krąg osób od których rada nadzorcza może żądać sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Od 13 października oprócz zarządu i pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, krąg osób obowiązanych obejmuje również prokurentów oraz osoby wykonujące na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo inne umowy o podobnym charakterze.- Poszerzyła zakres informacji do których jest uprawniona rada nadzorcza o informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych.
- Określiła termin przekazywania radzie nadzorczej Informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień - jako niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin.- Zapisała iż zarząd nie może ograniczać członkom rady nadzorczej dostępu do żądanych informacji, dokumentów i wyjaśnień.

5.     Uczestnictwo biegłego rewidenta w posiedzeniu rady nadzorczej – art. 219 § 6 k.s.h.

W przypadkach spółek, w których sprawozdanie finansowe podlega badaniu ustawowemu, nowelizacja prowadziła przepisy przewidujące:
- zawiadomienie, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem są sprawy określone wart. 219  § 3 ksh (m.in. ocena sprawozdań i wniosków zarządu dot. podziału zysku),
- zapewnienie uczestnictwa kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej,
przedstawienie przez kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciel firmy audytorskiej na posiedzeniu sprawozdania z badania, w tym oceny podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności oraz udzielanie odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.

6.     Możliwość ustanowienia doraźnych lub stałych komitetów – art. 219 [1] k.s.h.

Nowelizacja wprowadziła możliwość ustanawiania przez radę nadzorczą doraźnych lub stałych komitetów rady nadzorczej, składających się z członków rady nadzorczej, do pełnienia określonych czynności nadzorczych.

7.     Badanie spraw przez doradcę rady nadzorczej na koszt spółki – art. 219 [2] k.s.h.

Nowelizacja wprowadziła zapis, zgodnie z którym, jeżeli umowa spółki tak stanowi,  rada nadzorcza może podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku przez wybranego doradcę.

W sytuacji w której umowa spółki nie zawiera tego rodzaju zapisu, rada nadzorcza nie ma takiej kompetencji. 

8.     Funkcje poszczególnych członków rady nadzorczej – art. 221[1] § 1 k.s.h.

Nowelizacja:
- wskazała iż do zadań przewodniczącego rady nadzorczej należy – kierowania pracami rady nadzorczej,  należyte organizowania jej prac, a w szczególności zwoływania posiedzeń rady nadzorczej,
- pozwoliła aby umowa spółki przyznawała określone uprawnienia związane z organizacją rady nadzorczej i sposobem wykonywania przez nią czynności również innym jej członkom.

9.     Posiedzenia Rady Nadzorczej – art. 221[1] § 2-7 k.s.h.

Nowelizacja ustaliła iż:
- Posiedzenia rady nadzorczej powinny być zwoływane w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego.
- Posiedzenia rady nadzorczej zwołuje się przez zaproszenia, w których oznacza się datę, godzinę i miejsce posiedzenia oraz proponowany porządek obrad, a także sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość podczas posiedzenia. Inny sposób zwoływania posiedzeń rady nadzorczej może zostać wprowadzony poprzez zapisy umowy spółki.
- Rada nadzorcza może odbywać posiedzenia również bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy członkowie wyrażą na to zgodę oraz nie zgłoszą sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
- Zarząd lub członek rady nadzorczej mogą żądać zwołania posiedzenia rady nadzorczej, podając proponowany porządek obrad. Przewodniczący rady nadzorczej zwołuje posiedzenie z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem, które odbywa się nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania żądania. Jeżeli przewodniczący rady nadzorczej nie zwoła posiedzenia, występujący z żądaniem może zwołać je samodzielnie.
- Podczas posiedzenia rada nadzorcza może podejmować uchwały również w sprawach nieobjętych proponowanym porządkiem obrad, jeżeli żaden z członków rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

10.  Protokołowanie uchwał Rady Nadzorczej – art. 222 § 2 k.s.h.

Nowelizacja precyzuje zasady sporządzania protokołów rady nadzorczej.
- Protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków Rady Nadzorczej i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały.
- W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka Rady Nadzorczej wraz z jego ewentualnym umotywowaniem.
- Protokół podpisuje co najmniej członek Rady Nadzorczej prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin Rady Nadzorczej stanowi inaczej.

11.  Głosowanie Rady Nadzorczej - art. 222 § 4[1] - 4[3] k.s.h.

Nowelizacja ustanawia następujące zasady głosowania w Radzie Nadzorczej:
- głosowania Rady Nadzorczej są jawne -  chyba że umowa spółki lub regulamin rady nadzorczej stanowi inaczej,
- uchwały Rady Nadzorczej zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej,
- w przypadku sprzeczności interesów spółki z interesami członka Rady Nadzorczej, jego współmałżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osób, z którymi jest powiązany osobiście, członek Rady Nadzorczej powinien ujawnić sprzeczność interesów i wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw oraz może żądać zaznaczenia tego w protokole.

r. pr. Tomasz Lewandowicz
październik 2022