Składanie do Krajowego Rejestru Sądowego przez spółki takich dokumentów jak sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jest jednym z podstawowych obowiązków zarejestrowanych spółek, który wynika z art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Tekst jednolity: Dz.U.2013.330). Wielu przedsiębiorców uważa jednak, że brak złożenia powyższych dokumentów nie grozi żadnymi sankcjami, a co za tym idzie nie składają odpowiednich wniosków w terminie do sądu rejestrowego. Brak realizowania tego obowiązku może jednak wiązać się z dotkliwymi karami dla kierowników takich jednostek, a także samej spółki.
Obowiązki rejestrowe spółki wskazane w ustawie o rachunkowości ciążą na kierownikach takich jednostek, którymi w przypadku spółki kapitałowej będą członkowie zarządu, natomiast przy spółkach osobowych są to wspólnicy prowadzący jej sprawy. Wskazane osoby zobowiązane są do przygotowania rocznego sprawozdania finansowego, przedstawienia go właściwym dla spółki organom do zatwierdzenia, a następnie do złożenia w KRS. Dodatkowo w przypadku spółek kapitałowych oraz komandytowo- akcyjnych należy przygotować także sprawozdanie z działalności jednostki.
Należy również pamiętać o zachowaniu terminu do złożenia sprawozdania w sądzie. Składać dokumenty powinno się nie później niż piętnaście dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania, a w przypadku jego niezatwierdzenia - nie później niż piętnaście dni po upływie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, tj. maksymalnego czasu na zatwierdzenie. Jeśli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to terminem tym będzie 15 lipca roku następnego. Składając sprawozdanie do KRS należy je załączyć do odpowiedniego formularza, a także uiścić opłatę z tego tytułu, w tym również za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
W przypadku braku złożenia sprawozdania do KRS osoba, która była do tego zobowiązana musi liczyć się z zagrożeniem nałożenia na nią kary grzywny lub ograniczenia wolności zgodnie z art. 79 ustawy o rachunkowości. W skrajnych sytuacjach wobec osoby skazanej może zostać orzeczony dodatkowo środek karny w postaci zakazu zajmowania określonych stanowisk. Ukarana może być również sama spółka, na którą sąd rejestrowy może nałożyć karę grzywny w przypadku, gdy nie wykona ona zobowiązania do złożenia sprawozdania finansowego w trybie tzw. procedury przymuszającej.
W obecnych realiach gospodarczych ryzyko kontroli wykonywania przez spółkę obowiązków rejestrowych jest dosyć wysokie, z uwagi na głośne medialnie sprawy dotyczących nadużyć finansowych przedsiębiorców. W związku z powyższym należy spodziewać się wyższej aktywności sądów, a także organów ścigania w tej kwestii. Realne ryzyko poniesienia odpowiedzialności karnej w przypadku braku złożenia sprawozdania finansowego istnieje również w sytuacji gdy o niedopełnieniu tego obowiązku przez spółkę odpowiednie organy zawiadomią osoby trzecie np. jej wierzyciele.
Podsumowując, obowiązków rejestrowych spółki nie należy lekceważyć, a co za tym idzie osoby zobowiązane do ich wykonania powinny zadbać o to aby były one bieżąco realizowane. Sama procedura nie jest skomplikowana, a także bardzo kosztowna. W przypadku wątpliwości warto skorzystać z usług podmiotów zajmujących się obsługą przedsiębiorców, które szybko pomogą nam przygotować odpowiedni wniosek do sądu rejestrowego. Działania takie oddalą ryzyko ewentualnej odpowiedzialności karnej z tego tytułu.
Marcin Kamiński Kancelaria Prawna ARKANA
Artykuł dostępny na ksiegowosc.infor.pl oraz w dziale Media o nas