Członek zarządu spółki z o.o., który nie chce narazić się na grzywnę w wysokości do 5.000 zł, powinien zadbać aby we wszelkich składanych przez spółkę pismach oraz zamówieniach handlowych znalazły się wymagane prawem dane na temat spółki. Powyższy obowiązek obejmuje zarówno pisma w formie papierowej jak i elektronicznej, a także strony internetowe spółki.

 Jakie dane spółki z o.o. należy podawać?

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązkowemu umieszczaniu, zgodnie z art. 206 § 1 kodeksu spółek handlowych,  podlegają następujące informacje:

1)       firma spółki,

2)       siedziba i adres spółki,

3)       oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki,

4)       numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru,

5)       numer identyfikacji podatkowej spółki - NIP,

6)       wysokość kapitału zakładowego.

Ponadto w przypadku spółki z o.o., której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, ustawa wprowadza dodatkowy wymóg, aby do czasu pokrycia kapitału zakładowego podawać informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały dotychczas wniesione.

 Gdzie umieszczać dane spółki z o.o.?

Obowiązek podawania danych na temat spółki obejmuje w pierwszej kolejności pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę z formie papierowej i elektronicznej. Podanie danych może się odbywać poprzez każdorazowe ich wpisanie do treści pisma, lub poprzez posłużenie się papierem firmowym, na którym znajdują się wszystkie wymagane informacje. W przypadku maili wysyłanych w imieniu spółki przez jej pracowników, ogólnie przyjętym rozwiązaniem jest ustawienie odpowiedniej stopki, w której umieszczane są wymagane ustawą dane spółki.

Stosowna informacja o danych spółki z o.o. powinna zostać również opublikowana na należącej do spółki stronie internetowej. Brak jest natomiast obowiązku umieszczania wszystkich danych, o których mówi ustawa, na stronach nienależących do spółki, przykładowo na zewnętrznych portalach internetowych zawierających informacje adresowe na temat przedsiębiorstw z danej branży.

Kierowanie pism do stałych kontrahentów

Obowiązek podawania wymaganych ustawą informacji na temat spółki obejmuje obecnie zarówno pisma kierowane przez nią do nowych jak i stałych kontrahentów. Obowiązek powiadamia stałych klientów istnieje od 1 stycznia 2007 roku, kiedy to z kodeksu spółek handlowych został skreślony przepis art. 206 § 2, który pozwalał na niezamieszczanie danych na temat spółki z o.o. w pismach kierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach gospodarczych. Od tego momentu podawanie danych jest obowiązkowe w pismach kierowanych przez spółkę z o.o. do wszystkich podmiotów.

Kara grzywny dla członka zarządu

Przepisem mającym mobilizować władze spółki do przestrzegania obowiązku zamieszczania wymaganych ustawą danych spółki jest art. 595 § 1 kodeksu spółek handlowych. Przewiduje on, iż członek zarządu oraz likwidator spółki z o.o., który dopuszcza do tego, że pisma, zamówienia handlowe oraz informacje na stronach internetowych spółki nie zawierają danych określonych w art. 206 § 1, kodeksu spółek handlowych, może zostać ukarany grzywną w wysokości do 5.000 zł. Grzywna ta nakładana jest na członka zarządu przez sąd rejestrowy.

Tomasz Lewandowicz
Kancelaria Prawna ARKANA