Arkana Gdynia - Warszawa - Suwałki

Porady

Lubimy dzielić się wiedzą popartą długoletnią praktyką.

Wróć

Jak znaleźć dokumenty placowe po zlikwidowanej spółce?

Obowiązek przechowywania

Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych nakłada na płatników składek obowiązek przechowywania dowodów, na podstawie których następuje ustalenie wymiaru emerytury lub renty. Dowodami takimi mogą być m.in. listy płac czy karty wynagrodzeń. Wszystkie powyższe dokumenty, zgodnie z art. 125a ust. 4 przywołanej ustawy, podlegają obowiązkowi przechowywania przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy przez pracownika u danego pracodawcy. Jeżeli zatem zakład pracy, w którym pracownik był kiedyś zatrudniony, nadal istnieje, to wówczas, w celu uzyskania dokumentów potwierdzających podleganie ubezpieczeniu, pracownik powinien się zwrócić bezpośrednio do tego zakładu.

Likwidacja zakładu pracy

Co jednak zrobić w sytuacji, gdy dany zakład pracy już istnieje? Likwidacja firmy nie oznacza likwidacji jej dokumentacji. Dokumentacja zlikwidowanego zakładu pracy również podlega obowiązkowej archiwizacji. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w art. 51u ust. 1 nakazuje, aby w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazał podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania. Dokumentacja płacowa nie może zatem zostać zniszczona wraz z momentem likwidacji pracodawcy, lecz zgodnie z ustawą – jest dalej przechowywana aż do końca upływu 50-letniego okresu.

Poszukiwanie dokumentacji

W tym miejscu postawić należy pytanie: „W jaki sposób odnaleźć podmiot przechowujący dokumenty płacowe nieistniejącego już zakładu pracy?”. Jeżeli likwidacja była związana z przekształceniem zakładu pracy, wówczas dokumentacja najczęściej jest przekazywana do jego następcy prawnego, czyli nowego podmiotu powstałego w wyniku przekształceń. Dokumentacja pracowników nieistniejących państwowych jednostek organizacyjnych zazwyczaj jest przechowywana przez organy założycielskie lub nadrzędne wobec tych jednostek, czyli np. przez wojewodę lub ministra. Część dokumentacji zlikwidowanych zakładów trafia również do archiwów państwowych lub do prywatnych przedsiębiorstw specjalizujących się w przechowywaniu dokumentacji archiwalnej.

Informacje o tym, gdzie znajdują się dokumentacje płacowe konkretnych pracodawców, są zbierane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Aby zatem ustalić, gdzie należy szukać potrzebnych dokumentów, można zwrócić się z zapytaniem do oddziału ZUS. Aktualnie jednak najszybszym sposobem uzyskania takiej informacji będzie skorzystanie ze znajdującej się w serwisie internetowym www.zus.pl bazy zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Za pomocą znajdującej się tam wyszukiwarki zlikwidowanych podmiotów można ustalić miejsce przechowywania ich dokumentacji.

Tomasz Lewandowicz
Kancelaria Prawna ARKANA

Artykuł ukazał się także w Dzienniku Bałtyckim, w dodatku Praca – numer z dn. 2.05.2011.

Arkana